统一业务应用系统管理使用工作情况分析

统一业务应用系统管理使用工作情况分析

几年来，陕西省府谷县检察院案管部门、业务部门、技术保密部门人员认真执行高检院、省院统一业务应用系统使用的管理办法，基本实现了“全员、全面、全程、规范” 使用统一业务应用系统。但随着系统的深度应用，该院统一业务应用系统监管力度不够、使用随意性较强问题突出，极大地影响制约了案管部门对全院执法办案活动全面、实时、动态监管；上级院在基层院抽样评估、案件质量评查以及巡察巡视中已指出的电子签章管理使用不到位、外来文书未全部扫描上传、未同步填录案卡信息等问题，目前一直难以整改到位；当前司法责任制背景下，如何结合检察官员权力清单对系统文书审批权限进行调整，如何利用系统平台督促落实司法责任制要求，如何加强对员额检察官、检察官助理办案质效的监督管理，对统一业务应用系统使用提出了新的要求。

为了进一步规范该院案件管理工作，年初，该院检察综合业务部召集全体案管人员全面梳理学习了高检、省、市院关于统一应用系统及案件管理工作的一系列文件，对照规范，查找差距，找准问题，明确思路。确定了以严格规范统一业务应用系统的使用管理工作为抓手，全面提升案件管理工作水平的基本思路。根据高检院《检察机关统一业务应用系统使用管理办法》（以下简称《办法》）相关规定，结合该院实际，现就统一业务应用系统使用现状、问题及解决思路，报告如下：

一、统一业务应用系统管理使用现状及存在的问题

（1）案管部门、办案部门、技术部门主动学习能力不强。随着系统多次升级，导致前后操作出入较大，控申、民行等部门问题较多，报请上级院删除案件情形每年都有发生。案管人员工作繁杂，负责后台配置的技术人员事务较多，对系统深度应用投入的时间精力不够，系统部分后台配置、流程操作问题解决、求助周期长，影响了工作效率。 

（2）业务部门案卡信息填录主体责任意识不强，填录不规范，尤其不同步问题经常发生。按照《办法》第十一条规定，信息填录应当与实际业务办理同步进行，特殊情况下不能同步填录的，应当在进入下一流程前完成相关信息填录。案管部门正是依托系统平台，围绕案件受理、当事人诉讼权利保障、强制措施变更、办案期限、法律文书、办案行为、律师接待、案件审结、信息公开等环节对业务部门办案流程进行全程、同步、动态监控。填录不同步将直接影响案管部门对以上环节信息的及时、有效监管。目前，该院仅靠几名案管人员口头询问核实进行监督，工作量较大，监督纠正力不从心，加之系统约束力还不强，给流程监控、统计数据、信息公开等工作等造成一定影响。

（3）电子签章管理使用不规范。电子签章系统作为统一业务应用系统的子系统，是实现对重要法律文书监管的需要。目前全市多数院基本实现了系统电子印章全覆盖，而该院印章使用数量明显不足。按照《办法》第八章规定，在系统内流转的案件，必须在系统内制作法律文书，必须加盖电子印章，不得使用实物印章。从该院电子印章签章监控情况看，突出表现为电子印章使用数量低，系统外用章情况非常突出。

（4）检察纸质卷宗与系统形成的电子卷宗不一致，系统内新建文书送达后未全部扫描上传。目前，该院业务部门系统内涉及审批的文书使用比较规范，能严格按照系统标准文书库里的文书格式新建各类文书，但是系统内制作的部分文书如换押证、讯问笔录、询问笔录、提讯证、权利义务告知卡、送达回证等文书，相关部门及当事人签字捺印后未全部扫描后以附件的形式添加至系统内卷。未严格执行《办法》第二条规定的“加强对执法办案的全面、实时、动态监督管理”以及高检院《人民检察院流程监控工作规定》第十六条规定“对诉讼参与人签收后附卷的通知书、告知书等应当上传到统一业务应用系统备查。”

（5）系统外来文书接收登记不规范。外来文书接收登记工作是统一业务应用系统对案管部门的要求，也是案管部门对各业务部门进行流程管理的重要抓手。《人民检察院刑事诉讼规则》第155条规定：侦查机关送达的执行情况回执和人民法院送达的判决书、裁定书等法律文书，由案件管理部门负责接收登记后移交业务部门扫描上传。通过对逮捕回执、判决书、检察建议、纠正违法的回复等外来文书的监管，能及时掌握业务部门案件进展、信息公开是否及时、法律监督职责履行情况等。目前该院只能事后通过比对系统逐案监管，外来文书监管不到位带来监管的迟滞性，如判决裁定生效后十日内文书是否公开等。因此，目前由侦监、公诉等部门接收的外来文书，应当全部在案管部门进行登记备案。

　（6）案件信息公开工作还需进一步加强。案件信息公开是检察机关为了保障人民群众对检察工作的知情权、参与权和监督权，进一步推进司法公开，增强检察机关司法办案的透明度，规范司法办案行为，是推进检务公开的关键和核心。作为统一业务应用系统的子系统，该院信息公开力度不够。一是认识不到位，认为案管部门是该项工作的牵头部门，所有的案件信息公开工作都是案管部门的事，工作开展的好与不好与本部门无关；二是公诉办案人员未按规定在收到生效判决、裁定后十日内及时对法律文书进行公开；三是公开的文书仅限起诉书，且公开率较低，同时不起诉文书基本没有公开，其他文书如抗诉书、控申部门的刑事申诉复查决定等未见公开，此项工作有待提升。

二、针对系统使用不规范问题的解决思路

（1）电子印章管理方面。为充分保证统一业务应用系统正常使用的规范性和完整性，笔者建议如下：一是院领导首先要转变思想观念，充分认识启用电子印章的重要性和必要性，未使用电子印章、电子签名的文书不予审批；二是案管部门应当充分发挥监管作用，通过流程监控、结案审核等形式对电子印章使用情况进行预警提示和审核把关，做好督促落实；三是办公室应当加强电子印章使用管理工作，这是关键环节。电子印章使用是否规范高效，直接关系到整个案件办理流程的顺畅和高效运转程度。按照《办法》第一章第七条规定，人民检察院办公室部门是统一业务应用系统保密、电子签章的主管部门。建议指定专人或专门文印室专门彩色打印机，对统一业务应用系统内流转的各类加盖院印的法律文书，办案部门未经过系统申请的不予加盖实物印章，倒逼电子印章的普遍应用；四是技术部门应做好技术支持，配合办案部门、案管和办公室做好电子印章的正常使用和规范操作。

（2）案卡信息同步填录方面。信息填录是系统使用最基本的工作内容。目前该院主要存在信息填录不准确、不同步、不完整、甚至填录错误或流程错误导致删除案卡的问题。根据上级院统计要求，本月数据填录之后，下月自动锁定不能再修改，未及时填录、不规范填录等问题将直接影响本部门业务考核数据。按照《办法》第十条规定，信息填录应当坚持谁受理谁录入，谁办理谁录入，谁审核谁录入，谁审批谁录入，谁录入谁负责的原则。这是保障系统使用与业务办理同步，防止网上办理和实际办理“两张皮”的客观需要。按照《办法》第十一条规定，信息填录应当符合以下要求：准确、规范、同步、完整。因此，案管部门、各业务部门应当提高思想认识，各司其职、各负其责，按照以上规定规范填录，审批后的文书也应一并及时入卷。

（3）系统内新建文书送达后扫描上传的问题。目前，该院业务部门系统内涉及审批的文书使用比较规范，能严格按照系统标准文书库里的文书格式新建各类文书，但是系统内制作的部分文书如换押证、讯问笔录、询问笔录、提讯证、权利义务告知卡、送达回证等文书，相关部门及当事人签字捺印后未全部扫描后以附件的形式添加至系统内卷。系统上线四年多来，仅限部分文书如判决书、部分案件讯问笔录上传添加至系统，距离系统内卷与检察纸质卷宗完全一致的目标还有一定距离。因此，应当抓紧此项工作，一方面实现业务系统全程留痕、全程监管的目的，一方面为系统案件评查子模块上线积极做好准备。

（4）系统权限设置问题。目前，该院系统权限设定(法律文书最低审批权、检察官与检察官助理权限等)基本依照2017年6月统一业务应用系统适应司法责任制改革大升级时的省院要求，系统人员角色数据采集以及办案组、人员权限设置基本架构基本形成。但根据陕西省检察机关司改权力清单要求。该院系统权限设置还不够规范，比如：院领导、部门负责人、检察官对权力清单没有主动学习，对系统是如何适应权力清单要求了解不深，权力下放的力度不够，检察官、检察官助理、书记员职权在系统中权限设置还不明晰，某些文书权限还需调整等。为此，笔者建议：一方面根据权力清单要求，梳理系统文书，草拟最低审批权限，提交检委会学习讨论；一方面为业务科室购买最新系统操作手册，督促业务部门同步学习，积极推动司法责任制改革落实。

三、分工负责，相互配合，规范系统使用管理

根据对该院统一业务应用系统使用管理现状的情况分析及解决思路，可以看出，这些问题既有思想认识、工作习惯方面的因素，也有人员配备、设备运维方面的因素。因此，没有院领导的支持，没有各相关部门的协作配合，以统一业务应用系统为重要平台的司法责任制改革，以及以统一业务应用系统为基础平台的智慧检务系统都将难以顺利推进。为切实落实分工负责，相互配合，规范统一业务应用系统使用管理，建议积极探索将统一业务应用系统的使用情况纳入人员的绩效考核，逐步制订完善相关办法。